Het hebben van een zakelijke telefoon met een zakelijk abonnement is een must voor jouw bedrijf of de organisatie waarvoor je werkt. Je moet alleen wel weten hoe je ermee om moet gaan. In dit artikel beschrijven wij een aantal regels van de zakelijke telefoonetiquette en wat de absolute do’s en don’ts daarbij zijn.
Bereikbaarheid
Een van de eerste regels binnen de zakelijke telefonie heeft te maken met bereikbaarheid. Een absolute don’t hierbij is dat je je zakelijke telefoon eindeloos laat rinkelen. Wachten duurt lang. Niemand vindt dat leuk. Wachten is een van de grootste ergernissen en het kan zorgen voor irritaties. Een slechte bereikbaarheid draagt niet bij aan de klantgerichtheid, die jij met het bedrijf natuurlijk wel wilt uitstralen.
Een absolute ‘do’ voor wat betreft bereikbaarheid is dan ook: neem je zakelijke telefoon binnen drie keer overgaan op. Uiteraard kan het verkeren dat het iets langer dan dat duurt. Bedank dan in die gevallen je klant voor het wachten en probeer het telefoongesprek vervolgens niet langer te maken dan strikt noodzakelijk.
Wie heb ik aan de lijn?
Het professioneel aannemen en het openen van het telefoongesprek is telefoonetiquette nummer twee. Een absolute don’t hierbij is dat je je zakelijke telefoon opneemt, waarbij je je naam als allereerste noemt. Over het algemeen is het namelijk zo dat men de eerste paar woorden van een telefoongesprek niet goed verstaat en dat wat men als laatste hoort, het beste wordt onthouden.
Wat je dus absoluut wel moet doen is je naam en je bedrijf of de organisatie waarvoor je werkt, als laatste benoemen. Dat geldt voor zowel het aannemen van het inkomende telefoongesprek, als voor het uitgaande telefoongesprek dat je doet. Op deze manier weet de (potentiële) klant wie hij of zij aan de lijn heeft. Het ironische hieraan is dat door hem of haar enthousiast met een glimlach te begroeten (heus waar, zelfs aan de telefoon!) dat kan zorgen voor enthousiasme bij de persoon aan de andere kant van de lijn.
Spreken is zilver, luisteren is goud
Het spreekwoordelijk gezegde ‘spreken is zilver, zwijgen is goud’ is ook van toepassing op het doen van zakelijke telefoongesprekken. Luisteren naar de persoon aan de andere kant van de lijn, betekent dat je geen andere werkzaamheden doet tijdens het telefoongesprek. Dat betekent ook dat je niet moet eten of drinken. De kans is aanzienlijk dat je in een ruimte zit met andere collega’s en dat er van alles om je heen gebeurt.
Een absolute ‘do’ hierbij is dan ook dat je je moet focussen op het telefoongesprek. Dit kan door zo veel mogelijk relevantie informatie op te schrijven. Op deze manier is je hoofd naar beneden gericht en wend je je af van de prikkels om je heen. Door eventuele luistersignalen af te geven of controlevragen te stellen, weet de (potentiële) klant dat je naar hem of haar luistert en voelt hij of zij zich gehoord.
Het hebben van een zakelijke telefoon zorgt onder meer voor een goede balans tussen werk en privé, mits je weet wat je daarbij wel en niet moet doen. Welke do’s en don’ts van zakelijke telefonie ken jij nog meer?